Tugas Pertemuan 3 - Standar Operasional Prosedur

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berkaitan dengan prosedur yang dilakukan secara kronologis untuk menyelesaikan suatu pekerjaan yang bertujuan untuk memperoleh hasil kerja yang paling efektif dari para pekerja dengan biaya yang serendah-rendahnya. SOP biasanya terdiri dari manfaat, kapan dibuat atau direvisi, metode penulisan prosedur, serta dilengkapi oleh bagan flowchart di bagian akhir

Setiap perusahaan bagaimanapun bentuk dan apapun jenisnya, membutuhkan sebuah panduan untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan. Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah sistem yang disusun untuk memudahkan, merapihkan dan menertibkan pekerjaan. Sistem ini berisi urutan proses melakukan pekerjaan dari awal sampai akhir.

Tujuan dan Fungsi SOP 

Tujuan pembuatan SOP adalah untuk menjelaskan perincian atau standar yang tetap mengenai aktivitas pekerjaan yang berulang-ulang yang diselenggarakan dalam suatu organisasi. SOP yang baik adalah SOP yang mampu menjadikan arus kerja yang lebih baik, menjadi panduan untuk karyawan baru, penghematan biaya, memudahkan pengawasan, serta mengakibatkan koordinasi yang baik antara bagian-bagian yang berlainan dalam perusahaan.

Tujuan Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:30):

• Untuk menjaga konsistensi tingkat penampilan kinerja atau kondisi tertentu dan kemana petugas dan lingkungan dalam melaksanakan sesuatu tugas atau pekerjaan tertentu.
• Sebagai acuan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu bagi sesama pekerja, dan supervisor.
• Untuk menghindari kegagalan atau kesalahan (dengan demikian menghindari dan mengurangi konflik), keraguan, duplikasi serta pemborosan dalam proses pelaksanaan kegiatan.
• Merupakan parameter untuk menilai mutu pelayanan. 
• Untuk lebih menjamin penggunaan tenaga dan sumber daya secara efisien dan efektif. 
• Untuk menjelaskan alur tugas, wewenang dan tanggung jawab dari petugas yang terkait.
• Sebagai dokumen yang akan menjelaskan dan menilai pelaksanaan proses kerja bila terjadi suatu kesalahan atau dugaan mal praktek dan kesalahan administratif lainnya, sehingga sifatnya melindungi rumah sakit dan petugas.
• Sebagai dokumen yang digunakan untuk pelatihan.
• Sebagai dokumen sejarah bila telah di buat revisi SOP yang baru.

Sedangkan fungsi SOP adalah sebagai berikut (Indah Puji, 2014:35):

1. Memperlancar tugas petugas/pegawai atau tim/unit kerja.
2. Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.
3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatannya dan mudah dilacak.
4. Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama-sama disiplin dalam bekerja.
5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP atau yang sering disebut sebagai prosedur tetap (protap) adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, kapan, dimana dan oleh siapa dan dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan mengganggu kinerja organisasi (instansi pemerintah) secara keseluruhan. 

SOP memiliki manfaat bagi organisasi antara lain (Permenpan No.PER/21/M-PAN/11/2008):

• Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pegawai dalam menyelesaikan pekerjaan khusus, mengurangi kesalahan dan kelalaian. 
• SOP membantu staf menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari. 
• Meningkatkan akuntabilitas dengan mendokumentasikan tanggung jawab khusus dalam melaksanakan tugas. 
• Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan pegawai. cara konkret untuk memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi usaha yang telah dilakukan. 
• Menciptakan bahan-bahan training yang dapat membantu pegawai baru untuk cepat melakukan tugasnya.
• Menunjukkan kinerja bahwa organisasi efisien dan dikelola dengan baik. 
• Menyediakan pedoman bagi setiap pegawai di unit pelayanan dalam melaksanakan pemberian pelayanan sehari-hari. 
• Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas pemberian pelayanan. 
• Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural dalam memberikan pelayanan. Menjamin proses pelayanan tetap berjalan dalam berbagai situasi

Prinsip-prinsip SOP 

Dalam PERMENPAN PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa penyusunan SOP harus memenuhi prinsip-prinsip antara lain: kemudahan dan kejelasan, efisiensi dan efektivitas, keselarasan, keterukuran, dimanis, berorientasi pada pengguna, kepatuhan hukum, dan kepastian hukum.

• Konsisten. SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapapun, dan dalam kondisi apapun oleh seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
• Komitmen. SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah dan tertinggi.
• Perbaikan berkelanjutan. Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif.
• Mengikat. SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 
• Seluruh unsur memiliki peran penting. Seluruh pegawai peran-peran tertentu dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika pegawai tertentu tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan.
• Terdokumentasi dengan baik. Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi bagi setiap mereka yang memerlukan.

https://www.kajianpustaka.com/2016/10/pengertian-tujuan-fungsi-dan-manfaat-sop.html

COBIT

COBIT (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan standar Tata Kelola Tl yang dikembangkan oleh IT Govemance Institute (ITGI), yaitu sebuah organisasi yang melakukan studi tentang model Tata Kelola TI yang berbasis di Amerika Serikat. Berbeda dengan standar- standar Tata Kelola TIl lainnya, COBIT mempunyai cakupan yang lebih luas, komprehensif, dan mendalam dalam melihat proses pengelolaan TI. 

COBIT memungkinkan perusahaan mengembangkan kebijakan yang jelas dan praktek-praktek terbaik (best practices) untuk pengendalian TI. COBIT dirancang sebagai tool Tata Kelola TI guna membantu managemen dalam mengelola dan memahami resiko-resiko bisnis dan keuntungan-keuntungan yang berhubungan dengan informasi dan TI terkait. Dalam mendukung Tata Kelola TI, COBIT menyediakan kerangka kerija yang memastikan bahwa Tl telah diselaraskan dengan bisnis, sumberdaya TI telah digunakan secara bertanggungjawab, dan resiko-resiko TI ditangani dengan tepat.

Pada dasarya struktur COBIT terdiri dari ringkasan eksekutif (executive summary), kerangka kerja (framework) berorientasi bisnis yang mencakup seluruh aktifitas TI, pedoman manajemen (management guidelines), sasaran pengendalian rinci (detailed control objectives), pedoman audit (audit guidelines), dan kumpulan alat implementasi (implementation tool set). 

Prinsip Dasar Kerangka Kerja COBIT Kerangka kerja COBIT merupakan kumpulan praktek-praktek terbaik (bestpractices) dan bersifat generik, digunakan sebagai acuan dalam menentukan sasaran kendali (control objectives) dan proses-proses TI yang diperlukan dalam pengelolaan Tl.

Secara umum Kebutuhan bisnis terkait dengan implementasi IT terdir dari beberapa kebutuhan (kriteria informasi) :

1. Informasi yang bersifat efektif
2. Informasi yang bersifat efisien
3. Informasi yang bersifat rahasia
4. Informasi yang bersifat Utuh
5. Informasi yang bersifat tersedia
6. Informasi yang bersifat sesuai dengan regulasi (compliance)
7. Informasi yang bersifat Handal

Dari kebutuhan bisnis tersebut diatas, pengelolaan IT yang baik harus bias menjaga agar informasi diatas bisa terealisasi. jadi jangan sampai implementasi IT pada suatu perusahaan bias berakibat tidak efisien, tidak efektif, informasi rahasia perusahaan bisa bocor, dil. Sedangkan dari aspek sumber daya IT terdiri dari beberaha hal , antara lain :

• IT memiliki data-data
• IT memiliki sistem Aplikasi
• IT memiliki Teknologi
• IT memiliki Fasilitas & Infrastruktur
• IT memiliki sumber daya manusia

Konsep dasar dari kerangka kerja COBIT adalah bahwa kendali untuk TI di dekati dengan melihat informasi yang dibutuhkan untuk mendukung sasaran dan kebutuhan bisnis dan melihat informasi sebagai hasil perpaduan dari berbagai sumberdaya Tl yang harus dikelolal melalui proses Tl. Untuk memastikan terpenuhinya kebutuhan bisnis akan informasi, maka kendali yang tepat untuk pengukuran harus di definisikan, dimplementasikan dan dipantau ke seluruh sumber sumber daya tersebut.

Kerangka kerja COBIT terdiri dari 3 level control objectives dimulai dari level paling bawah yaitu activities.  Activities merupakan kegiatan rutin yang memiliki konsep siklus hidup. Selanjutnya kumpulan activites dikelompokkan dalam proses TI (processes), kemudian proses-proses TI yang memiliki permasalahan yang sama dikelompokkan ke dalam domain (domains).

Kerangka kerja COBIT mengidentifikasi 34 proses yang dikelompokkan ke dalam 4 domain utama, yaitu domain Planning and Organisation (PO), Acquisition and Implementation (AI), Delivery and Support (DS), dan Monitoring (M). Setiap domain memiliki karakteristik yang berbeda. Peran dan fungsi dari masing- masing  domain  adalah  sesuai  dengan  siklus  struktur  kerangka  kerja  COBIT. Pada gambar tersebut terdapat sumber daya TI yang secara prinsip tersedia dalam jumlah yang terbatas.

Untuk menyediakan  informasi yang mendukung sasaran dan kebutuhan bisnis, maka penggunaan sumber daya TI perlu diatur dan dilakukan sesuai siklus langkah-langkah yang terbagi ke dalam empat domain tersebut.

https://bambangsuhartono.wordpress.com/2016/05/22/tata-kelola-it-dengan-menggunakan-frame-work-cobit/

ITIL

ITIL merupakan suatu kerangka kerja yang menggambarkan Layanan Manajemen TI yang termasuk dalam kategori Best Practice. Yang mana ITIL ini menyediakan sebuah kerangka kerja yang menata-kelola TI. ITIL diharapkan dapat memfokusan pada pengukuran dan perbaikan kualitas layanan TI baik dari segi prespektif bisnis dan pelanggan. ITIL terutama memfokuskan terhadap pendefinisian fungsi, operasional dan atribut organisasi yang diperlukan agar manajemen operasional dapat dioptimasi secara penuh ke dalam dua kategori utama pengelolaan.

Dalam perkembangannya ITIL telah mengalami perkembangan seiring dengan berkembangnya teknologi informasi. Tujuan Information Technology Infrastructure Library (ITIL) adalah untuk menyediakan petunjuk untuk praktek terbaik dalam manajemen layanan teknologi informasi. Ini mencakup pilihan yang dapat diapdopsi dan diadaptasi oleh organisasi berdasarkan kebutuhan bisnisnya, keadaan, dan kedewasaan dari penyedia layanan.

Pada 30 Juni 2007, OGC menerbitkan versi ketiga ITIL (ITIL v3) yang intinya terdiri dari lima bagian dan lebih menekankan pada pengelolaan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi.

Kelima bagian tersebut adalah:

1. Service Strategy
2. Service Design
3. Service Transition
4. Service Operation
5. Continual Service Improvement

Beberapa keuntungan dari implementasi ITIL antara lain :

• Peningkatan kepuasan pengguna dan pelanggan dengan layanan TI
• Meningkatkan ketersediaan layanan
• Memanfaatkan keuangan melalu pengurangan pengerjaan ulang
• Meningkatkan waktu terhadap pasar untuk produk dan jasa baru
• Meningkatkan pengambilan keputusan dan risiko dioptimalkan

Dengan menggunakan dasar pendekatan sistematis ITIL untuk manajemen layanan TI, ITIL menawarkan peningkatan pada sebuah perusahaan diantaranya:

• Peningkatan Return on Investment pada TI.
• Peningkatan Kapabilitas dan produktivitas.
• Peningkatan Kepuasan Pelanggan/Pengguna.
• Peningkatan Hasil Pemanfaatan aset.
• Peningkatan hubungan dan interaksi antara penyedia layanan TI dengan pengguna/pelanggan.
• Menjaga organisasi untuk mengimbangi perubahan terkini yang mendorong organisasi untuk terus berkembang.
• Integrasi Layanan TI

Peningkatan ini telah dibuktikan oleh banyak organisasi di dunia yang mengadopsi ITIL sebagai kerangka kerja layanan TI mereka.

https://inixindojogja.co.id/apa-itu-itil-dan-apa-manfaatnya/

http://windioya25.blogspot.com/2017/03/itil-information-technology.html

https://citragitaaulia.wordpress.com/2017/01/24/itilinformation-technology-infrastructure-library/

ISO/IEC 38500

ISO (International Organization for Standardization) dan IEC (International Electrotechnical Commission) membuat sistem khusus untuk melakukan standarisasi berskala internasional.

ISO/IEC 38500 ini sendiri pertama kali dibuat oleh Standards Australia (dikenal dengan nama AS8015:2005) dan kemudian diadopsi oleh Joint Technical Committee ISO/IEC JTC 1.

ISO/IEC 38500 merupakan sebuah standar yang menyediakan prinsip-prinsip berdasarkan kerangka kerja yang akan digunakan pimpinan untuk mengevaluasi, mengarahkan dan memantau penggunaaan Teknologi Informasi (TI) pada sebuah organisasi atau perusahaan. Standar ini juga membantu tingkat tertinggi pada organisasi dalam memahami dan memenuhi hukum, regulasi dan kewajiban legal mengenai penggunaan TI pada organisasi.

Tujuan dari adanya ISO 38500 ini adalah untuk menyediakan sebuah framework dasar bagi pimpinan untuk melakukan evaluasi, pengarahan dan monitoring terhadap pemanfaatan TI dalam organisasi.

Tujuan dari penerapan ISO/IEC 38500 yaitu untuk menyediakan dukungan terhadap penggunaan TI secara efektif, efisien dan tepat pada organisasi dengan cara:

• Memberi jaminan kepercayaan pada tata kelola TI organisasi kepada stakeholders (termasuk konsumen, shareholders dan karyawan perusahaan), ketika standar telah dipatuhi.
• Menerangkan dan membimbing pimpinan dalam menata dan mengelola penggunaan TI pada organisasi.
• Menyediakan dasar untuk mengevaluasi tujuan dari tata kelola TI perusahaan.

Kebanyakan organisasi menggunakan TI sebagai tool bisnis yang sangat fundamental dan hanya sedikit dari organisasi tersebut yang bisa bekerja secara efektif tanpa TI. TI juga menjadi faktor yang siginifikan bagi masa depan business plan organisasi.

Standar ini menyediakan sebuah framework dalam rangka menciptakan tata kelola Teknologi Informasi yang efektif, untuk membantu mereka yang berada pada level tertinggi dalam organisasi untuk memenuhi dan memahami aspek legal, peraturan dan kewajiban etis berkaitan dengan pemanfaatan TI. Framework tsb terdiri atas definisi, prinsip dan sebuah model.

Standar ini juga diperuntukkan untuk memberikan informasi dan pedoman bagi sesiapa saja yang terlibat dalam perancangan dan pengimplementasian sistem manajemen kebijakan, proses dan struktur yang mendukung tata kelola.

Enam prinsip standar untuk tata kelola TI adalah:

Prinsip 1: Tanggung jawab

Tanggung jawab Para individu dan berbagai kelompok dalam suatu organisasi memahami dan menerima tanggung jawab mereka dalam hal penyediaan dan permintaan atas TI. Mereka yang bertanggung jawab untuk melakukan berbagai tindakan juga memiliki otoritas untuk melakukan berbagai tindakan tersebut.

Prinsip 2: Strategi 

Strategi Strategi bisnis organisasi memperhitungkan kemampuan TI saat ini dan di masa depan; rencana pemanfaatan TI memenuhi kebutuhan saat ini dan secara berkelanjutan dari strategi bisnis organisasi

Prinsip 3: Akuisisi 

Akuisisi TI dibuat berdasarkan alasan yang valid, melalui analisis yang tepat dan secara berkelanjutan, dengan pengambilan keputusan yang jelas dan transparan. Terdapat keseimbangan antara manfaat, peluang, biaya, dan risiko, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang.

Prinsip 4: Kinerja 

Kinerja TI digunakan untuk mendukung organisasi, menyediakan layanan, dengan tingkat layanan dan kualitas layanan yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan bisnis saat ini dan di masa depan

Prinsip 5: Kesesuaian 

Pemanfaatan TI mematuhi semua peraturan perundangan yang wajib. Kebijakan dan praktik dengan jelas didefinisikan, dilaksanakan, dan ditegakkan.

Prinsip 6: Perilaku Manusia 

Kebijakan, praktik, dan keputusan TI menjunjung tinggi Perilaku Manusia, termasuk kebutuhan saat ini dan perkembangannya dari semua orang yang terkait dalam proses.

 

https://www.slideshare.net/ambil/sosialisasi-sni-iso-iec-385002015-rev2-15-des2015

https://faisalfatih.wordpress.com/2014/02/03/isoiec-38500-corporate-governance-of-information-technology/

https://yoelpc.wordpress.com/2016/10/03/isoiec-38500/

https://www.kamuskomputer.com/definisi/iso-iec-38500/

ISO 27001

ISO 27001 merupakan suatu standar Internasional dalam menerapkan sistem manajemen kemanan informasi atau lebih dikenal dengan Information Security Management Systems (ISMS). Menerapkan standar ISO 27001 akan membantu organisasi atau perusahaan Anda dalam membangun dan memelihara sistem manajemen keamanan informasi (ISMS). ISMS merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dengan organisasi atau perusahaan yang digunakan untuk mengelola dan mengendalikan risiko keamanan informasi dan untuk melindungi serta menjaga kerahasiaan (confidentiality), integritas (integrity) dan ketersediaan (availability) informasi.

Pengamanan informasi adalah suatu proses perlindungan terhadap informasi untuk memastikan beberapa hal berikut ini:

• Kerahasiaan (confidentiality): memastikan bahwa informasi hanya dapat diakses oleh pihak yang memiliki wewenang.
• Integritas (integrity): memastikan bahwa informasi tetap akurat dan lengkap, serta informasi tersebut tidak dimodifikasi tanpa otorisasi yang jelas.
• Ketersediaan (availability): memastikan bahwa informasi dapat diakses oleh pihak yang memiliki wewenang ketika dibutuhkan.

Pengamanan informasi tersebut dapat dicapai dengan melakukan suatu kontrol yang terdiri dari kebijakan, proses, prosedur, struktur organisasi, serta fungsi-fungsi infrastruktur TI.

Tujuan dan Manfaat ISO 27001:2013 Sistem Manajemen Keamanan Informasi antara lain adalah sebagai berikut:

• Memastikan bahwa Organisasi memiliki kontrol yang memadai terkait Keamanan Informasi
• Menunjukkan Tata Kelola yang baik dalam penanganan dan pengamanan informasi
• Sebagai mekanisme untuk mengukur berhasil atau tidaknya kontrol pengamanan Keamanan Informasi
• Adanya review independen terkait Keamanan Informasi melalui Audit berkala
• Meminimalkan resiko melalui proses risk assessment yang baku
• Meningkatkan efektivitas dan keandalan pengamanan informasi
• Bentuk kepatuhan terhadap regulasi, hukum, dan undang-undang terkait Keamanan Informasi

Standar ini mengadopsi “Plan-Do-Check-Act” (PDCA) model yang digunakan untuk mengatur semua proses SMKI. Standar ini juga memberikan model untuk menerapkan prinsip-prinsip dalam pedoman yang mengatur penilaian risiko, desain keamanan dan implementasi, manajemen keamanan dan penilaian ulang. Secara garis besar standar ini menyatakan 7 klausul persyaratan yang harus dipenuhi yaitu:

• Konteks organisasi (context of the organization),
• Kepemimpinan (leadership),
• Perencanaan (planning),
• Dukungan (support),
• Operasi (operation),
• Evaluasi kinerja (performance evaluation), dan
• Perbaikan (improvement).

https://itgid.org/lebih-mengenal-sertifikasi-iso-27001/

https://medium.com/@tonyhendrap/sni-iso-iec-27001-2013-da4f4c4fa7be

https://isoindonesiacenter.com/iso-27001-information-security/

https://www.qyusiconsulting.com/iso-27001-adalah/

https://artikelpustakawan.wordpress.com/2018/07/31/iso-27001-untuk-perpustakaan/

CMMI

Capability Maturity Model Integration (CMMI) adalah model peningkatan proses yang bertujuan  membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja. CMMI dapat menjadi acuan peningkatan proses bagi penyediaan produk dan layanan di tingkat proyek. CMMI terdiri atas kumpulan best practices yang menggambarkan karakteristik dari sebuah peningkatan proses yang efektif .CMMI pada awalnya dikenal sebagai Capability Maturity Model (CMM) yang dikembangkan oleh Software Enginnering Institute di Pittsburgh pada tahun 1987. Namun perkembangan selanjutnya CMM menjadi CMMI. 

CMMI mendukung proses penilaian secara bertingkat. Penilaiannya tersebut berdasarkan kuisioner dan dikembangkan secara khusus untuk perangkat lunak yang juga mendukung peningkatan proses. CMMI adalah suatu pendekatan perbaikan proses yang memberikan unsur-unsur penting proses efektif bagi organisasi. Praktik-praktik terbaik CMMI dipublikasikan dalam dokumen-dokumen yang disebut model, yang masing-masing ditujukan untuk berbagai bidang yang berbeda.

Kegunaan CMMI bagi perusahaan, antara lain :

• Untuk mengukur tingkat kematangan dari suatu perusahaan atau organisasi pengembang perangkat lunak.
• Sebagai alat bantu sebagai alat uji-kinerja atau benchmarking dengan perusahaan atau organisasi lain.
• Pemberi arah untuk top management untuk meningkatkan kinerja pada sebuah perusahaan/organisasi pengembang software.
• Meminimalisir adanya resiko dalam pembangunan sebuah software.
• Implementasi CMMI yang tepat d meningkatkan kinerja organisasi dari sisi biaya, waktu, mutu, kepuasan pelanggan dan return on investment (ROI).

Beberapa tahapan level yang ada pada CMMI adalah sebagai berikut :

1.Maturity Level 1 – Initial

Secara umum, organisasi yang berada pada level 1 adalah organisasi yang belum menjalankan CMMI. Tidak terdapatnya proses yang standar dalam pengembangan IT, banyak perubahan yang bersifat ad-hoc (begitu terdapat defect, langsung di coba diperbaiki tanpa melihat penyebab utama secara menyeleruh) dan sangat sedikit kontrol. Organisasi semacam ini umumnya sangat tergantung terhadap orang, tidak tergantung kepada sistem.  Organisasi tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mendukung proses. 

Sukses ditentukan oleh kompetensi orang-orang dalam organisasi. Walaupun  mampu menghasilkan produk atau layanan yang baik, namun proyek melebihi anggaran ataupun tenggat waktu yang dijanjikan. Sering kali pada level ini menemukan beberapa krisis seperti, kelebihan budget yang telah disusun dan juga tidak konsisten pada proyek yang lainnya.  

Dan pada level ini memiliki beberapa ciri khas seperti berikut ini:

• Tidak adanya manajemen proyek.
• Tidak adanya quality assurance.
• Tidak ada dokumentasi.
• Sangat bergantung pada kemampuan individual.

 

2.Maturity Level 2 – Managed

Pada level ini sebuah organisasi telah mencapai seluruh specific dan generic goals pada Level 2. Semua pekerjaan yang berhubungan dengan dengan proses-proses yang terjadi saling menyesuaikan diri agar dapat diambil kebijakan. Setiap orang yang berada pada proses ini dapat mengakses sumber daya yang cukup untuk mengerjakan tugas masing-masing. Setiap orang terlibat aktif pada proses yang membutuhkan. Dan semua pekerjaan yang berhubungan dengan proses yang terjadi saling menyesuaikan diri agar dapat diambil kebijakannya. Dan fokus pada tahap ini adalah pada project management dan sudah bukan pada pengembangan pada sistem lagi. 

Dalam proses pengembangan sistem akan selalu diikuti dan akan berubah dari project ke project yang lainnya. Dan hasil dari pekerjaannya merupakan memonitor,meninjau serta memberikan evaluasi untuk menjaga konsistensi pada informasi yang telah diberikan. 

Dan repeatable ini memiliki ciri sebagai berikut:

• Kualitas software mulai bergantung pada proses bukan pada sumber dayanya.
• Ada manajemen proyek sederhana.
• Ada quality assurance sederhana.
• Ada dokumentasi sederhana.
• Ada software configuration manajemen sederhana.
• Tidak ada komitmen untuk selalu mengikuti SDLC dalam kondisi apapun.
• Rentan terhadap perubahan struktur organisasi.

 

3.Maturity Level 3 – Defined

Pada level ini sebuah organisasi telah mencapai seluruh specific dan generic goals pada Level 2 dan Level 3. Proses dilihat dengan terjadinya penyesuaian dari kumpulan proses standar sebuah organisasi menurut pedoman-pedoman pada organisasi tersebut, menyokong hasil kerja, mengukur, dan proses menambah informasi lain menjadi milik organisasi.

Dari hasil penggunaan proses standard tadi maka akan menghasilkan hasil yang konsisten dan terdokumentasi dengan kualitas yang baik dan layak untuk dikirim. Proses ini sudah bersifat stabil dan terprediksi dan dapat diulang. 

Dan pada proses ini memiliki ciri sebagai berikut:

• SDLC (System Development Life Cycle) sudah dibuat dan dibakukan.
• Ada komitmen untuk mengikuti SDLC dalam keadaan apapun.
• Kualitas proses dan produk masih sebatas hanya kira-kira saja.
• Tidak menerapkan Activity Based Costing.

 

4.Maturity Level 4 – Quantitatively Managed

Pada level ini sebuah organisasi telah mencapai seluruh specific dan generic goals yang ada pada Level 2, 3, dan 4. Proses yang terjadi dapat terkontrol dan ditambah menggunakan ukuran-ukuran dan taksiran kuantitatif. Sasaran kuantitatif untuk kualitas dan kinerja proses ditetapkan dam digunakan sebagai kriteria dalam manajemen proses. Perhitungan yang rinci dari standard proses pengembangan sistem dan kualitas produk secara rutin akan dikumpulkan dan di simpan dalam database. Terdapat suatu usaha untuk mengembangkan  individual project management yang didasari dari data data yang telah dikumpulkan. 

Pada level ini memiliki beberapa ciri sebagai berikut :

• Sudah adanya Activity Based Costing dan digunakan untuk mengestimasikan untuk proyek berikutnya.
• Proses penilaian kualitas perangkat lunak dan proyek bersifat kuantitatif.
• Terjadi pemborosan biaya untuk pengumpulan data karena proses pengumpulan data masih dilaukan secara manual.

5.Maturity Level 5 – Optimized

Pada level ini suatu organisasi telah mencapai seluruh specific dan generic goals yang ada di Level 2, 3, 4, dan 5. Proses ini merupakan level terakhir pada CMMI Maturity level dan pada proses ini pengembangan sistem yang telah distandardisasikan akan terus di monitor dan dikembangkan terus yang didasari perhitungan dan analisis data yang telah dibentuk pada level sebelumnya. 

Dan pada level ini perusahaan atau suatu organisasi telah mencapai seluruh tujuan yang ada pada level sebelumnya dan akan berfokus pada peningkatan proses dan juga merubah teknologi yang terbaik untuk digunakan dalam menunjukan aktivitas yang diperlukan dalam pembangungan maupun pengembangan sebuah sistem dan beberapa ciri dari level terakhir ini adalah sebagai berikut:

• Pengumpulan data sudah dilakukan secara secara otomatis.
• Adanya mekanisme feedback yang sangat baik.
• Adanya peningkatan kualitas dari SDM dan peningkatan kualitas proses.

CMMI Proses Area

CMMI terdiri dari rangkaian practices. Dalam rangkaian practices ini ada rambu-rambu atau rekomendasi yang dapat diikuti. Practices dalam CMMI dibagi menjadi dua, yaitu Generic Practices (GP) dan Specific Practices (SP). Bila kita sudah mengimplementasikan practices dengan sempurna, kita dianggap sudah memenuhi Goals. Sama seperti practices, ada Generic Goals (GG) dan Specific Goals (SG). SG dan SP dikelompokkan menjadi Process Area (PA). Total ada 22 Process Area dalam CMMI for Development versi 1.2. 22 Process Area tersebut dapat dilihat dalam gambar di bawah

https://ivanhalim110.wordpress.com/2016/10/03/cmmi-capability-maturity-model-integration/

http://software.endy.muhardin.com/manajemen/apa-itu-cmmi/

http://www.tutorialspoint.com/cmmi/cmmi-maturity-levels.html

http://ekokusuma.blogspot.co.id/2012/12/membangun-kualitas-it-dengan-cmmi.html

http://agraandhyka.blogspot.co.id/2014/03/capability-maturity-model-capability.html

Balanced Scorecard

Balanced Scorecard merupakan strategi manajemen untuk meningkatkan, mengidentifikasi, dan mengukur beberapa fungsi internal bisnis dan bagaimana hasil eksternal dari bisnis tersebut. Data yang digunakan dalam Balance Scorecard sangat penting untuk mendukung hasil kuantitatif untuk dipertimbangkan oleh manajerial perusahaan sebagai bahan penentuan keputusan.

Scorecard mempunyai makna lain berupa kartu skor. Kartu skor yang dimaksud yaitu kartu yang digunakan dalam merencanakan strategi berdasarkan skor yang diwujudkan pada masa yang akan datang. Sedangkan Balanced memiliki makna seimbang, mengukur kinerja seseorang secara seimbang dari sisi keuangan dan non keuangan, jangka panjang dan jangka pendek, internal dan eksternal.

Adapun tujuan penggunaan Balanced Scorecard bagi perusahaan, yaitu :

• Untuk Mengkomunikasikan Target Perusahaan
• Menyusun Job Desk Karyawan yang Sesuai dengan Strategi
• Menentukan Prioritas Proyek, Produk, dan Layanan
• Mengukur dan Memantau Perkembangan Perusahaan Menuju Target

Perspektif Balanced Scorecard

Menyusun Balance Scorecard memerlukkan beberapa perspektif. Perspektif tersebut saling mempengaruhi satu sama lain dan melalui tahapan panjang dalam menghasilkan suatu keputusan strategis. Ada beberapa perspektif yang dijadikan acuan untuk membuat Balanced Scorecard

 

• Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan

Elemen yang digunakan untuk menganalisis aspek pembelajaran dan pertumbuhan adalah sumber daya manusia, yaitu seberapa baik informasi ditangkap dan seberapa efektif karyawan menggunakan informasi untuk mengubahnya menjadi kemampuan kompetitif atas perusahaan.Kemampuan kompetitif tersebut dipengaruhi oleh kepuasan kerja, retensi pekerja, produktivitas pekerja.

• Perspektif Proses Bisnis Perusahaan

Perusahaan harus mengevaluasi dan menyelidiki seberapa baik produk diproduksi. Sisi manajemen yang digunakan dalam evaluasi ini adalah manajemen operasional untuk melacak keterlambatan, kekurangan, dan fraud dalam produksi produk atau layanan perusahaan. Ada beberapa pedoman dalam proses bisnis perusahaan yaitu; inovasi, operasi, dan purna jual.

• Perspektif Pelanggan

Suatu perusahaan perlu mengukur mengukur kepuasan pelanggan dengan kualitas, harga, dan ketersediaan produk atau layanan. Perusahaan harus memahami terlebih dahulu bagaimana segmentasi perusahaan mereka, kemudian merancang bagaimana cara untuk mengambil data kepuasan pelanggan. Pelanggan memberikan umpan balik tentang kepuasan mereka dengan produk  atau layanan saat ini melalui survey yang dilakukan oleh perusahaan.

• Perspektif Data keuangan

Data keuangan yang digunakan untuk analisis Balanced Scorecard antara lain; penjualan, pengeluaran, dan pendapatan. Data-data tersebut digunakan untuk memahami kinerja keuangan suatu perusahaan meliputi Return of Investation dan laba bersih.

Data keuangan memiliki peran penting yang mempengaruhi perspektif Balanced Scorecard lainnya. Semua perspektif bergantung pada pengukuran data keuangan yang menunjukan implementasi dari strategi dan memberi dorongan kepada perspektif lainnya mengenai target wajib perusahaan.

https://www.linovhr.com/balanced-scorecard/amp/

https://cpssoft.com/blog/bisnis/pengertian-balanced-scorecard/

SIX SIGMA

Six Sigma merupakan salah satu metode yang sangat berfokus terhadap pengendalian kualitas dengan mempelajari sistem produksi perusahaan secara keseluruhan. Atau bisa didefiniskan suatu metode bisnis yang memungkinkan suatu perusahaan untuk meningkatkan kinerja dengan merancang dan memantau aktivitas bisnis sehari-hari untuk mencapai kepuasan pelanggan. Metode ini dibuat untuk menggantikan metode TQM (Total Quality Management), bertujuan untuk mencegah terjadinya cacat produksi, menghemat waktu pembuatan produk, dan meminimalisir biaya.

Secara konsep, Six Sigma dapat disebut juga dengan sistem komprehensif dan fleksibel untuk memberi dukungan, mengoptimalkan proses produksi untuk mencapai nilai efisiensi yang berfokus pada pemahaman akan kebutuhan pelanggan. Dengan metode Six Sigma, perusahaan akan terus berupaya untuk memperhatikan kesesuaian dan keseimbangan antara kinerja yang dilakukan dengan apa yang menjadi kebutuhan pelanggan.

Strategi yang dilakukan oleh Six Sigma adalah :

• Fokus terhadap Kepuasan dan Kebutuhan Pelanggan (Customer Focused)
• Menurunkan tingkat kecacatan (Reduce Defect)
• Berkisar di sekitar Pusat Target (Center around Target)
• Menurunkan Variasi (Reduce Variation)

SIX SIGMA berasal dari kata SIX yang berarti enam (6) dan SIGMA yang merupakan satuan dari Standard Deviasi yang juga dilambangkan dengan simbol σ, Six Sigma juga sering di simbolkan menjadi 6σ. Makin tinggi Sigma-nya, semakin baik pula kualitasnya. Dengan kata lain, semakin tinggi Sigma-nya semakin rendah pula tingkat kecacatan atau kegagalannya. 

Tahapan DMAIC

Terdapat 5 Tahapan yang dipergunakan Six Sigma dalam penyelesaian masalah dikenal dengan Metode DMAIC. Berikut ini adalah 5 Tahapan DMAIC :

1. DEFINE

Tahapan DMAIC yang pertama dalam Six Sigma adalah DEFINE yaitu tahapan untuk mendefinisikan dan menyeleksi permasalahan yang akan diselesaikan beserta Biaya, manfaat dan dampak terhadap Pelanggan (customer)

Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam tahapan Define ini antara lain :

• Function Deployment Process Map
• SIPOC Map (Diagram Supplier, Input, Proses, Output dan Customer)
• Pareto Chart
• FMEA (Failure Mode Effect Analysis)
• Affinity Diagram
• Relation Diagram
• Cause and Effect Analysis (Fishbone Chart dan Cause and Effect Matrix)

2. MEASURE

Measurement adalah Tahapan Pengukuran terhadap Permasalahan yang telah didefinisikan untuk diselesaikan. Dalam tahap ini terdapat Pengambilan data yang kemudian Mengukur Karakteristiknya serta kapabilitas dari proses pada saat ini untuk menentukan langkah apa yang harus diambil untuk melakukan perbaikan dan peningkatan selanjutnya.

Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam tahapan Measurement adalah :

• Cause and Effect Analysis (Fishbone Chart dan Cause dan Effect Matrix)
• Probability Distributions (Distribusi Probabiliti)
• Basic Statistic seperti Mean,  Median dan Modus
• Gage Reproducibility and Repeatability (GR&R)
• Process Capability

3. ANALYSIS

Tahapan Analysis adalah tahapan untuk menemukan solusi untuk memecahkan masalah berdasarkan Root Cause (Akar Penyebab) yang telah di-identikasikan. Di dalam Tahapan ini, kita harus dapat menganalisis  dan melakukan validasi terhadap Akar Permasalahan (Root Causes) atau Solusi  melalui pernyataan-pernyataan Hypothesis.

Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam tahapan Analysis adalah :

• Uji Hipotesis (Hypothesis Testing)
• Regression
• Correlation Analysis
• ANOVA (Analysis of Variance)
• Multi-Vari Analysis
• Contingency Table

4. IMPROVE

Setelah mendapat Akar Permasalahan dan Solusi serta men-validasi-nya, tahap selanjutnya adalah melakukan tindakan perbaikan terhadap permasalahan tersebut dengan melakukan pengujian dan percobaan untuk dapat meng-optimasi-kan solusi tersebut sehingga benar-benar bermanfaat untuk menyelesaikan permasalahan yang kita alami.

Di Tahap Improvement, alat yang digunakan adalah DOE atau Design of Experiment yang terdiri dari :

• Factorial Design
• General Full Factorial Design
• Fractional Factorial Design

5. CONTROL

Tujuan dari tahapan Control adalah untuk menetapkan Standarisasi serta mengontrol dan mempertahankan Proses yang telah diperbaiki dan ditingkatkan tersebut dalam jangka panjang dan mencegah potensi permasalahan yang akan terjadi di kemudian hari ataupun ketika ada pergantian proses, tenaga kerja maupun pergantian manajemen.

Alat-alat (Tools) yang digunakan dalam tahapan Control adalah :

• Poka Yoke (Mistake Proofing)
• Process Control Plan
• Process Control Chart

http://bbs.binus.ac.id/management/2017/10/metode-six-sigma/

http://shiftindonesia.com/belajar-lean-six-sigma-apa-itu-six-sigma/

https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-six-sigma-5-tahapan-six-sigma-dmaic/